Data Validation trong Excel (xác thực dữ liệu) là một chức năng được sử dụng để kiểm soát những gì người dùng có thể nhập vào một ô.
Đang xem: Ràng buộc dữ liệu trong excel
Với Data Validation, bạn có thể không cho nhập dữ liệu vào ô trong Excel nếu dữ liệu không đáp ứng các điều kiện đặt ra bằng cách làm checklist, tạo hộp chọn, tạo list có điều kiện trong Excel hoặc giới hạn định dạng, độ dài chuỗi văn bản cần nhập, hoặc thêm công thức xác thực dữ liệu…
Để sử dụng chức năng Data Validation, bạn cần chọn các ô cần xác thực dữ liệu, vào tab Data trên thanh Ribbon >> Chọn Data Validation 2 lần để mở hộp thoại:
Sau khi chọn dạng dữ liệu ở Allow, bạn chọn tiếp các công thức và quy tắc xác thực ở mục Data như: between, not equal to, greater than, less than, v.v… và điền điều kiện tương ứng rồi ấn OK.
Ngoài Tab Setting hay được sử dụng nhất, thì tab Input Message (Tạo ghi chú) giúp cài đặt thông báo tới người dùng về ghi chú trước khi nhập dữ liệu và tab Error Alert (Cảnh báo lỗi) thay đổi cách Excel báo lỗi khi người dùng nhập không đúng yêu cầu xác thực.
Nếu bạn nhập dữ liệu đầu vào không được phép, Excel sẽ hiển thị thông báo mặc định như sau (Bạn có thể thay đổi cách thông báo nhờ Tab Error Alert):
Khi đó tại cột Giới tính, bạn chỉ có thể nhập văn bản vào ô là Nam/ Nữ nhờ tính năng tạo list lựa chọn của Data Validation:
1.2, Tạo List Chọn Dữ Liệu Trong Data Validation Bằng Cách Tham Chiếu Đến Danh Sách Cho Trước
Để nhập liệu nhanh trong Excel với điều kiện dữ liệu được nhập phải nằm trong một danh sách tại 1 dải ô, bạn có thể dùng Data Validation tham chiếu đến các ô chứa danh sách với điều kiện các ô này nằm trên cùng 1 hàng/ 1 cột trong bảng tính:
Cách làm này giúp dữ liệu được nhập vào luôn thỏa mãn nằm trong một listbox cho trước.
Kết quả khi ấn chuột vào biểu tượng mũi tên ở góc bên phải ô để chọn dữ liệu trong Excel, chỉ các giá trị trong danh sách được tham chiếu hiện ra. Nếu bạn sửa các giá trị tại các ô tham chiếu này thì các giá trị hiện ra khi chọn mũi tên cũng sẽ thay đổi tương ứng:
Lưu ý: Các ô được tham chiếu cần được nhập dưới dạng cố định (bằng cách ấn phím F4 để tùy chỉnh cố định cả hàng và cột), và phải nằm trong cùng 1 hàng hoặc 1 cột. Nếu bạn tham chiếu các ô trong nhiều dòng, cột, Excel sẽ báo lỗi:
3, Ví Dụ Cách Dùng Data Validation Giới Hạn Độ Dài Chuỗi Văn Bản Và Thêm Input Message
Để thêm Input Message, bạn chỉ cần mở hộp thoại Data Validation như cách mà huannghe.edu.vn đã áp dụng ở các ví dụ trên, di chuyển đến tab Input Message >> Lần lượt nhập ghi chú vào Title và Input message:
Trong Tab Setting:
Tại mục Allow: chọn kiểu xác thực là Text length (độ dài văn bản)
Tại mục Data: chọn phép toán là equal to
Mục Length: điền độ dài yêu cầu với các chuỗi văn bản cần nhập là 5 và chọn OK.
Khi đó vùng dữ liệu được chọn sẽ giới hạn dữ liệu chỉ trong các chuỗi văn bản có 5 ký tự:
Bạn cũng có thể cài đặt các cách xác thực khác như dữ liệu ngày tháng giữa 2 ngày nhất định, hoặc số được nhập phải lớn hơn 10,… qua việc thay đổi tiêu chí ở mục Allow.
Chi tiết cách sử dụng Data Validation nâng cao được huannghe.edu.vn hướng dẫn trong bài viết: Ví Dụ Data Validation Nâng Cao Trong Excel.
Hi vọng bài viết của huannghe.edu.vn đã mang lại cho các bạn các thông tin hữu ích về các cách xác thực dữ liệu đầu vào trong Excel với Data Validation.
Ngoài ra, để ứng dụng hiệu quả Excel, bạn cần phải sử dụng tốt các hàm, các công cụ khác của Excel, hãy cùng đón đọc series bài viết ứng dụng các hàm Excel:
Sử Dụng Pivot Table Để Phân Tích Dữ Liệu
Pivot Table Nâng Cao
Cách Xóa Dòng Trống Trong Excel
Categories Thủ Thuật Excel Tags Data Validation, Thủ thuật excel Leave a comment Post navigation
Cách Sử Dụng Hàm Text Tùy Chỉnh Định Dạng Số Thành Văn Bản
Data Validation Nâng Cao Tạo List Có Điều Kiện Là Bội Số Của Một Số Hoặc Tăng Dần Theo Thứ Tự
Leave a Comment Cancel reply
Comment
NameEmailWebsite
Save my name, email, and website in this browser for the next time I comment.
Bài Viết Mới
Categories
Excel
Tags
AutoFilterAutosumData ValidationError CheckingExcel cơ bảnFilterFormat CellsHàm AVERAGEIFHàm AVERAGEIFSHàm COUNTAhàm COUNTIFhàm COUNTIFShàm DATEHàm DATEDIFHàm HLOOKUPHàm IfHàm Indexhàm INThàm LENhàm LOWERHàm MATCHhàm MODHàm MROUNDHàm PROPERhàm rankhàm ROUNDHàm ROUNDDOWNHàm ROUNDUPHàm SubtotalHàm SUMHàm SUMIFHàm SUMIFShàm SUMPRODUCTHàm TEXThàm TRUNChàm VALUEHàm VLOOKUPHàm WEEKDAYLỗi N/ANgày ThángPaste SpecialPivot TableSortTable ToolThủ thuật excel
© 2022 huannghe.edu.vn • Powered by GeneratePress
Scroll back to top