Quản lý công việc bằng excel được nhiều doanh nghiệp lựa chọn bởi sự chính xác và tiện lợi. Excel được xem là công cụ quản lý công việc miễn phí, phù hợp cho cá nhân và đội ngũ nhân sự văn phòng. Ở bài viết này, huannghe.edu.vn cung cấp một số mẫu theo dõi công việc, quản lý tiến độ công việc bằng excel đơn giản và thông dụng nhất 2021 dưới đây.
Bạn đang xem: Bảng phân công công việc excel
Mẫu quản lý công việc bằng excel, Timeline template cung cấp cái nhìn tổng quát về các mốc thời gian thực hiện một chuỗi các công việc trong dự án để đạt được mục tiêu đề ra. Đối với nhà quản lý việc sử dụng file quản lý công việc bằng excel mang đến nhiều ưu điểm và lợi ích. Ví dụ như thông qua bảng tính trưởng nhóm, các thành viên trong nhóm cũng như đối tác và các bên liên quan đến dự án có thể nắm bắt được các giai đoạn và hạng mục quan trọng trong dự án. Ngoài ra mẫu excel này còn hỗ trợ lên lịch trình và kế hoạch triển khai dự án sẽ được sắp xếp một cách hợp lý với các mốc thời gian quan trọng, mà nhóm thực hiện dự án cần lưu ý.
Việc xây dựng quy trình làm việc bài bản trên excel giúp nhóm thực hiện dự án có thể theo sát quá trình thực hiện một cách xuyên suốt. Các thành viên trong nhóm có thể nắm bắt được công việc và nhiệm vụ của mình. Từ đó tập trung vào việc hoàn thành công việc chuyên môn, giảm thiểu thời gian trao đổi tương tác trực tiếp, cũng như các bản báo cáo hay các cuộc họp hành. Ngoài ra, ban quản lý dự án không có thời gian lập quy trình công việc riêng cho dự án của mình có thể sử dụng mẫu quản lý công việc sau đây:
Đang xem: Bảng phân công công việc excel
Mẫu danh sách việc cần làm – To-do list template
Download
4. Mẫu theo dõi vấn đề – Issue tracking template
Issue tracking template là mẫu quản lý công việc bằng excel đơn giản dành cho các nhóm thực hiện dự án. Hầu hết các dự án đều xảy ra các vấn đề, vào lúc này nhà quản lý cần ghi chú lại nhằm rút kinh nghiệm cho sau này và tìm ra giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng. Để theo dõi những vấn đề xảy ra trong dự án, nhà quản lý cần lập một bảng tính ghi lại nhật ký giám sát tiến độ hay quy trình thực hiện dự án.
Bản template này sẽ ghi lại các thông tin như: Thời điểm xảy ra vấn đề, lý do, hậu quả và ai là người xử lý được vấn đề. Để tránh tình trạng dự án rơi vào tình trạng gặp các lỗi tương tự, hay lặp đi lặp lại các lỗi giống nhau, trưởng nhóm dự án cần xác định vấn đề và ghi chú lại chúng. Sau đó tìm hiểu nguyên nhân và giải quyết triệt để vấn đề.
Mẫu theo dõi vấn đề – Issue tracking template
Download
5. Mẫu thẻ thời gian hàng tuần – Weekly timecard template
Weekly time card template là một file quản lý tiến độ công việc bằng excel khá hữu dụng dành cho các nhóm thực hiện dự án. Ngoài các việc theo dõi các vấn đề có thể phát sinh trong quá trình triển khai dự án, quản lý còn cần ghi lại từng mốc thời gian mà nhóm thực hiện từng nhiệm vụ và hạng mục trong dự án.
Cách làm này giúp trưởng nhóm đánh giá được tiến độ làm việc cũng như năng lực giải quyết vấn đề của nhân sự trong nhóm. Các nhóm dự án có thể sử dụng timecard hàng tuần sau đây:
Mẫu thẻ thời gian hàng tuần – Weekly timecard template
Download
6. Mẫu theo dõi dự án – Project tracking template
Ngoài ra các nhóm có thể sử dụng mẫu quản lý công việc bằng excel thông qua Project tracking template. Công cụ này giúp nhà quản lý theo dõi quy trình và tiến độ công việc, từ đó đánh giá hiệu quả. Không những thế mẫu bảng tính này còn mang đến tính năng đánh giá và kiểm soát xem dự án của bạn có đang được triển khai đúng theo thời gian và phạm vi ngân sách được định ra từ trước hay không.
Mẫu theo dõi dự án – Project tracking template
Download
7. Mẫu theo dõi KPI – KPI tracking template
Một trong những nhiệm vụ chính của ban lãnh đạo dự án chính là theo dõi, đo lường và đánh giá KPI. KPI tracking template giúp người quản lý dự án có thể đo lường được hiệu suất của dự án nhằm đảm bảo đúng tiến độ và chất lượng theo yêu cầu của khách hàng. Thông qua bảng tính, trưởng nhóm có thể nắm bắt được nhóm của mình có đang làm tốt hay không, có đúng tiến độ hay không, có bỏ lỡ hay sai sót tại hạng mục nào hay không.