Biên bản cuộc họp là văn bản ghi lại toàn bộ nội dung, diễn biến cuộc họp. Viết biên bản cuộc họp là một nhiệm vụ khó khăn với ngay cả những người đã có kinh nghiệm. Hãy cùng huannghe.edu.vn đi tìm hiểu một số bí quyết để hoàn thiện tốt biên bản này.
Biên bản cuộc họp có giá trị quan trọng bởi chúng giúp các thành viên tham dự có trách nhiệm, những người vắng mặt vẫn hiểu cuộc họp và ghi lại các ý tưởng mang tính đột phá. Cũng chính việc mang một sứ mệnh đặc biệt như vậy, viết biên bản họp trở thành nhiệm vụ không mấy dễ dàng cho nhiều người. Thấu hiểu điều này, dưới đây huannghe.edu.vn xin chia sẻ một số kiến thức và kinh nghiệm viết mẫu biên bản cuộc họp đúng, chuẩn.
Đang xem: Ghi chép nội dung cuộc họp
I. Vai trò của biên bản cuộc họp
Vai trò của biên bản cuộc họp đối với các doanh nghiệp tổ chức
Biên bản cuộc họp là văn bản ghi đầy đủ thông tin, sự việc diễn biến trong toàn bộ cuộc họp. Mặc dù nó không có giá trị pháp lý nhưng lại được sử dụng làm căn cứ xác minh các sự việc xảy ra, hoặc giúp người không có mặt hiểu rõ tình hình và kết quả đạt được tại buổi họp. Do vậy, biên bản cần đảm bảo tính kịp thời, đầy đủ, chính xác. Người chịu trách nhiệm viết phải dựa trên thực tế khách quan, không được tự ý thêm thắt hoặc bình luận. Văn bản này còn được xem là một tài liệu tham khảo quan trọng giúp nhân viên tiếp cận với kế hoạch, chiến lược của tổ chức tốt hơn. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ làm việc, phương hướng chiến thuật vạch ra đạt được mục tiêu để ra. Bởi vậy, một biên bản tốt có vai trò rất lớn trong hoạt động kinh doanh, phát triển của tổ chức, doanh nghiệp.
II. Bố cục biên bản cuộc họp
Bố cục chính xác của biên bản cuộc họp
Như đã đề cập ở trên, biên bản hợp được sử dụng làm căn cứ xác định diễn biến, kết quả đạt được tại cuộc họp. Vì vậy, kể cả khi kết quả chưa đi đến cuối cùng, cuộc họp chỉ mang tính chất thảo luận đơn giản thì các mẫu biên bản cuộc họp vẫn cần đảm bảo đủ các phần rõ ràng, thiết kế khoa học. Mỗi một công ty, tổ chức thường có các mẫubiên bản họp cho công ty, tổ chức mang đặc trưng riêng của mình. Tuy nhiên, trên cơ bản chúng đều có bố cục các phần theo thứ tự như sau:
Quốc hiệu và tiêu ngữ.Tên văn bản và trích yếu nội dung.Ngày….tháng….năm, giờ phút cụ thể lập biên bản.Thành phần tham dự cuộc họp.Phần nội dung: diễn biến thực tế sự việc.Phần kết thúc: ghi rõ lý do và thời gian.Những người tham gia ký nhận.
Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp doanh nghiệp bạn công tác không có mẫu biên bản cuộc họp công ty đòi hỏi bạn phải thiết kế. Đây cũng không phải một công việc quá khó khăn, bạn có thể tải mẫu biên bản cuộc họp về làm tư liệu tham khảo và từ đó cải tiến nó sao cho phù hợp với văn hóa doanh nghiệp công ty mình.
III. Cách ghi biên bản cuộc họp
Viết biên bản cuộc họp sao cho đúng
Thời gian viết biên bản họp thường rất ngắn nhưng lại đòi hỏi người viết phải thể hiện đủ, chính xác toàn bộ nội dung cuộc họp. Bởi vậy, đôi khi nó khiến chúng ta cảm thấy vô cùng căng thẳng. Để tránh khỏi tình trạng này và hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao, cùng huannghe.edu.vn điểm qua cáccách viết biên bản cuộc họp trong từng trường hợp cụ thể.
1. Sự kiện thực tế có tầm ảnh hưởng lớn
Những sự kiện như đại hội, khám xét, kiểm tra hành chính, tố tụng… có tầm ảnh hưởng lớn do đó biên bản phải ghi đầy đủ, chính xác, chi tiết mọi nội dung. Tuy nhiên, nó cũng cần chú ý nhấn mạnh vào sự kiện trọng tâm. Nếu trong cuộc họp đó có lời nói của thành viên, lời cung, lời khai…thì phải trích nguyên văn và yêu cầu người nói nghe lại đề xác nhận trừng tang.
2. Sự kiện thông thường
Những sự kiện như họp định kỳ, thảo luận nhiều phương án, tổng bình xét…có thể áp dụng cách ghi tổng hợp giúp làm nhẹ đi căng thẳng khi viết. Tuy nhiên, những yêu cầu về đầy đủ, chính xác vẫn phải được đảm bảo. Bạn có thể tham khảo những mẫu biên bản cuộc họp giao ban để hiểu rõ và trực quan hơn.
3. Phần kết thúc biên bản
Phần kết thúc biên bản phải ghi rõ thời gian chính xác đến phút. Biên bản cần đọc lại cho mọi người nghe để chắc chắn phản ánh đúng sự kiện và cùng ký xác nhận. Lưu ý, nêu có từ hai chữ ký trở nên nhằm đảm bảo tính khách quan, có độ tin cậy cao.
IV. Lưu ý khi viết biên bản cuộc họp
Lưu ý quan trọng khi viết biên bản cuộc họp
Một nhóm người nói về nhiều chủ đề, ý kiến đôi khi khiến người nghe còn cảm thấy khó hiểu vậy mà người viết biên bản lại phải tổng hợp và ghi chép lại một cách chính xác. Do đó, viết biên bản cuộc họp chính là một thử thách. Tuy nhiên, vẫn có những có những lưu ý hỗ trợ bạn hoàn thành nó dễ dàng hơn. Cụ thể, sẽ đượchuannghe.edu.vn chia sẻ ngay sau đây.
1. Nghiên cứu trước về nội dung cuộc họp
Viết biên bản cuộc họp công ty sẽ vô cùng khó khăn khi bạn không hiểu nội dung được nêu trong cuộc họp mà vẫn phải ghi chép nó thật nhanh. Một loạt các thuật ngữ chuyên ngành được người tham gia sử dụng mà bạn chưa nghe đến bao giờ khiến đầu bạn hoạt động hết công suất nhưng vẫn không không biết gì. Điều này thường gặp ở những trợ lý mới vào làm hoặc mới chuyển công tác sang một lĩnh vực khác. Để không rơi vào tình trạng này, bạn nên có được càng nhiều thông tin, kiến thức liên quan đến nội dung cuộc họp càng tốt. Những thông tin này có thể tự tìm hiểu thông qua sách vở, Internet hoặc hỏi đồng nghiệp có chuyên môn trong công ty. Nếu thời gian quá gấp rút thì hãy cố gắng hiểu các khái niệm, thuật ngữ có liên quan để không lạc lõng trong buổi họp.
2. Nhớ tên những người tham gia cuộc họp
Biên bản cuộc họp cần ghi rõ ai là người đã ra ý kiến hay quyết định về việc gì. Do vậy, việc nhớ tên và nhận diện những người tham gia cuộc họp có vai trò rất quan trọng. Để làm việc này bạn có thể tìm hiểu trước hoặc nhờ chủ tọa giới thiệu những người tham dự. Bạn nên sẽ sơ đồ khi được giới thiệu để đảm bảo không bị nhầm lẫn.