Bạn đang xem: Lưu Trữ hồ nước Sơ bởi Excel – Tổng Hợp cỗ 7 tệp tin Excel quản lý Hồ Sơ 2020 Free trên huannghe.edu.vn

Việc cai quản công văn, hòa hợp đồng, văn bản… trong số đơn vị hành chính, các công ty là cực kỳ quan trọng. Làm chủ tốt sẽ giúp bọn họ làm việc hiệu quả, tiết kiệm thời gian, kiêng nhầm lẫn, không nên sót, bảo đảm an toàn được trình tự thực hiện công việc cũng như giải quyết các vụ việc phát sinh được giỏi hơn. Tuy nhiên hầu hết chúng ta không có sẵn phần mềm quản lý công việc này, mà bắt buộc tự làm chủ bằng Excel. Sau đây Học Excel Online sẽ hướng dẫn chúng ta cách làm chủ công văn, hợp đồng trên Excel. Chúng ta cùng mày mò nhé:

1. Những công việc cần làm để thống trị công văn, hợp đồng

Văn bản, giấy tờ, hợp đồng… gọi chung là văn bạn dạng trong doanh nghiệp, cơ quan rất có thể chia làm 3 loại chính:

Công văn đến: Đối tượng từ bên phía ngoài gửi văn bạn dạng tới cho việc đó ta để làm cho việcCông văn đi: bọn họ gửi văn bạn dạng cho đối tượng bên ngoàiVăn phiên bản nội bộ: áp dụng trong nội bộ, các đối tượng bên phía trong doanh nghiệp, cơ quan

Dựa vào đặc trưng của các loại văn bản này, đề nghị xác định được quy trình, trình tự quản lí lý, bao gồm các thủ tục:

Tiếp nhận, soạn thảo, ban hànhLưu chuyển, ký, đóng dấu, gửi thư, bàn giao…Lưu trữ, bảo quản, sao lưu

2. Cách triển khai trên Excel

Bước 1: sản xuất quy trình, sơ đồ quản ngại lý.

Bạn đang xem: Hướng dẫn sử dụng excel quản lý văn bản khoa học, hiệu quả

Đang xem: tàng trữ hồ sơ bằng excel

Việc lập sơ đồ đã giúp họ xác định được trình trường đoản cú thực hiện, vật dụng tự thực hiện các quá trình và thời gian thực hiện. Căn cứ vào sơ đồ họ sẽ biết được công việc đang xử trí tới đâu, bao giờ hoàn thành, tàng trữ văn bản ở đâu.

Bước 2: Xây dựng danh mục nhóm đối tượng người sử dụng cần quản ngại lý

Trong quá trình này họ làm bài toán với rất nhiều đối tượng:

Bên bên cạnh doanh nghiệp, cơ quan: đối tượng ban hành công văn đến, đối tượng người sử dụng nhận công văn đi, cá nhân, tổ chức triển khai là đối tác ký kết kết hợp đồng…Bên vào doanh nghiệp, cơ quan: những phòng ban, những nhân viên…

Để cai quản tốt thì họ cần quan sát và theo dõi các đối tượng này theo danh sách để đảm bảo:

Không bị trùng lặpKhông mắc lỗi không nên sót trong quy trình nhập dữ liệu trên Excel

Danh sách rất có thể tổ chức bên trên 1 Sheet như sau:

*
*

Lập sổ quản lý công văn đến

Với mỗi trạng thái của Công văn đến, chúng ta sẽ tất cả thể cấu hình thiết lập trong chức năng Conditional formatting để tự động thông báo công văn nào đang xử lý, công văn nào chưa xử lý… để bạn có thể có kế hoạch cho những câu hỏi này.

Xem thêm: Dòng Máu Hoạn Thư Là Gì - Vợ Có Máu Hoạn Thư Là Gì

Bước 4: Xây dựng phương pháp tính mã văn thư

Mã văn thư tuyệt số hợp đồng là do thành phần quản lý văn thư, hành chính tự quy định. Mặc dù nhiên để thống nhất được nội dung này thì bọn họ cần xây dựng công thức tính tự động, thống tốt nhất trong toàn cục Sổ thống trị công văn, hợp đồng.

Công thức thường thực hiện là:

Các hàm khác tương quan tới định dạng, ghép nối chuỗi để rất có thể ra được mã theo ý muốn.

Trên đây là đa số nội dung thiết yếu những các bước cần thực hện khi họ muốn thống trị văn bản, hợp đồng, công văn giấy tờ trong Excel.

Để hiểu rõ cách làm cụ thể từng bước xây dựng chương trình làm chủ công văn, sách vở trên Excel như vậy nào, chúng ta có thể bài viết liên quan tại khóa huấn luyện Hành thiết yếu nhân sự Online tự A đến Z dưới đây. Bên cạnh đó khóa học còn cung cấp cho chính mình rất nhiều kiến thức cần thiết khác trong công việc Hành thiết yếu nhân sự. Chi tiết xem tại: