Trong môi trường làm việc hiện nay, việc liên lạc qua email trở nên thông dụng và hữu ích hơn. Chính vì thế, khi bạn nhận được email từ nhà tuyển dụng hoặc đối tác nước ngoài, bạn đã biết cách viết mẫu thư confirm tiếng Anh như thế nào cho chuyên nghiệp?
Vì vậy, trong bài viết hôm nay huannghe.edu.vn sẽ hướng dẫn viết mẫu thư confirm bằng tiếng Anh đơn giản và đảm bảo tính chuyên nghiệp khi bạn gửi email đến nhà tuyển dụng hoặc đối tác nước ngoài.
1. Ý nghĩa của thư confirm
Confirm là một thuật ngữ quen thuộc sử dụng trong tiếng Anh văn phòng. Nghĩa của từ ‘’confirm’’ là xác nhận, chứng thực, thừa nhận và phê chuẩn.
Đang xem: Cách viết thư xác nhận bằng tiếng anh
Vậy, thư confirm có thể được sử bằng thư điện tử là ‘’confirm email’ hoặc bằng lá thư thông thường. Thư confirm là việc mà bạn tiến hành trả lời một email để xác nhận thông tin nào đó với bên đối tác hoặc nhà tuyển dụng. Việc xác nhận có thể bằng văn bản đồng ý, không đồng ý hoặc theo một chiều hướng cụ thể.
Ví dụ lời cảm ơn với cụm ”yours sincerely”
Lưu ý: Trong phần ký tên đối với email thương mại, bạn nên dùng đầy đủ tên của mình.
3. Một số lưu ý khi viết mẫu thư confirm bằng tiếng Anh
Những lưu ý dưới đây sẽ giúp mẫu thư confirm bằng tiếng Anh luôn đảm bảo đầy đủ tính chuyên nghiệp.
3.1. Mở đầu email rõ ràng
Không chỉ với mẫu thư confirm bằng tiếng Anh, hầu hết các dạng thư điện tử đều có cần một mở đầu email rõ ràng, cũng chính là yếu tố đầu tiên thể hiện sự chuyên nghiệp của toàn bộ nội dung trong thư. Hãy xác nhận rõ ràng thời gian và địa điểm cụ thể vì các thông tin này là quan trọng nhất trong phần mở đầu của mỗi email.
Ví dụ 1: Xác nhận cuộc hẹn bằng email tiếng Anh
RE: confirmation of appointment with FRANK WALES
Dear Mrs. Allen,
I would like to confirm your appointment with Frank Wales tomorrow, August 25th at 1 pm. Please contact me for any questions and keep me informed if there should be any changes.
Cordially,
Linda Brown,
Secretary, Lester Wester Limited
Ví dụ 2: Xác nhận cuộc hẹn bằng email tiếng Anh
RE: Shawn Williams – Appointment Confirmation
Dear Clinton,
This is a special reminder to confirm your meeting with Shawn Williams tomorrow June 18th by 10 am.
Your meeting is scheduled to be held at Lintel Scraps, Office 12 on the ground floor at Lanceman Street, Mainland China. The place is accessible by cabs.
This is Shawn’s cell phone number, just in case, +98157479837.
Please feel free to contact me if you have any questions. I would be ready to give necessary assistance.
Thank you and have a great meeting.
Best Regards,
Alice Maxwell
Administrative Assistant to Shawn Williams, Lintel Scraps Limited
3.2. Nội dung thư cần mang tính nhắc nhở
Nội dung thư cần được viết rõ ràng và cụ thể về thời gian và địa điểm. Đây là cách tốt nhất để xác nhận cuộc hẹn bằng email là biến nó thành một lời nhắc nhở. Khi viết email bằng tiếng Anh, bạn cần phải rất chú ý đến những chi tiết này.
3.3. Ngắn gọn nhưng vẫn thật chi tiết
Một mẫu thư confirm bằng tiếng Anh chuyên nghiệp cần đưa ra những thông tin chi tiết nhưng cần ngắn gọn. Điều này sẽ khiến email của bạn trở nên súc tích và không có nhiều thông tin dư thừa làm nội dung sẽ lan man mà không có chủ đích. Vì thế, hãy cẩn thận kiểm tra lại trước khi quyết định gửi nhé!
Bạn cũng đừng viết quá dài. Ví dụ bạn muốn viết thư để xác nhận email mời họp tiếng Anh không phải là viết một câu chuyện, một bức thư quá dài sẽ khiến người nhận mất hứng thú và không nắm được nội dung chính. Hãy đi luôn vào nội dung trọng tâm.
Ví dụ: Xác nhận cuộc hẹn bằng email
Dear Ms. Roberts,
I am glad you will be available for the meeting with our team by 9 am tomorrow January 21st at our Zonal Office.
You can contact me on this cell phone number if you have any question or change of plans.
Thank you and I’m looking forward to meeting you tomorrow.
Cordially,
Evelyn Coker
Productions Director, Micara Productions
3.4. Viết mẫu thư confirm bằng tiếng Anh theo chuẩn một format
Hãy đảm bảo rằng mẫu thư confirm bằng tiếng Anh cần có đầy đủ ngày giờ, lời chào, thân bài và kết luận. Vì vậy, việc tuân thủ một format chuẩn khi viết mẫu thư confirm bằng tiếng Anh sẽ giúp bạn hạn chế những sai sót và sơ suất không đáng có.
Ví dụ: Xác nhận cuộc hẹn bằng email theo format chuẩn
Date: 23rd September, 2012.
Xem thêm: Thêm Url Chính Sách Quyền Riêng Tư Facebook Là Gì, Chính Sách Về Quyền Riêng Tư
RE: Confirmation of an Appointment
Dear Mr. Robinson,
I am writing to confirm an appointment with you on 24th of September, 2015 at Learned Hall, winter road. I genuinely appreciate a quick response from your side.
Best wishes,
Andrew Paul
Managing Director, Adrepal Photos
Hy vọng trong bài viết hướng dẫn viết mẫu thư confirm bằng tiếng Anh mang đến bạn những thông tin chi tiết và cụ thể trong từng cách trình bày của bố cục mẫu thư confirm. Việc tuân thủ và lưu ý của một bố cục sẽ giúp bức thư confirm trở nên chuyên nghiệp hơn. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào bạn hãy để lại comment phía dưới, huannghe.edu.vn sẽ giúp bạn giải đáp kịp thời nhé!