email là chính sách quản lý công việc hữu ích trong thời hiện đại. Mặc dù nhiên, các bạn đã biết cách quản lý email hiệu quả?

huannghe.edu.vn huannghe.edu.vn - Tình trạng e-mail quá download và lẫn không ít email rác rến là điều tiếp tục xảy ra. Còn nếu như không phân loại và bao gồm cách thống trị hợp lý, các bạn sẽ rơi vào tình trạng tiếp tục phải ngụp lặn trong hàng trăm ngàn email. Điều này gây tác động nghiêm trọng đến tiến trình công việc, khiến cho bạn tiêu tốn rất nhiều thời gian xử lý thư điện tử và ko thể tập trung vào những quá trình quan trọng khác. Liệu có chiến thuật nào cho giải pháp xử lý tình trạng này?

Nhằm góp những cá nhân thường xuyên làm việc với email có thể làm chủ email một bí quyết hiệu quả, nội dung bài viết dưới đây đã giới thiệu cho chính mình 8 phương thức quản lý email được áp dụng rộng rãi, cân xứng với đông đảo ứng dụng thư điện tử như tin nhắn hay Microsoft Outlook.Bạn đã xem: Cách quản lý email trong outlook

Sử dụng e-mail thế nào để đạt kết quả cao?

Mục đích áp dụng Email

Mặc cho dù được sử dụng rộng rãi nhưng email không phải phương tiện tiếp xúc toàn năng. Bạn tránh việc quá lạm dụng thư điện tử mà chỉ nên sử dụng trong số những trường hợp:

Cần lưu giữ lại những nội dung liên lạc

Đối tượng liên lạc ko thể chạm mặt mặt hoặc trao đổi qua năng lượng điện thoại

Nội dung thương lượng không yêu ước được trả lời tức thì

Gửi văn bản cho nhiều người ở nhiều vị trí khác nhau

Nội dung thương lượng không đòi hỏi tính liên tục

Bạn cũng không nên sử dụng email quá nhiều để quản ngại lý các bước bởi bản chất email là giao hàng mục đích giao tiếp. Gần như trường phù hợp giao câu hỏi trên email rất có thể dẫn cho hậu trái nhân viên không áp theo dõi công việc kịp thời giỏi tiến độ công việc không được điều hành và kiểm soát hiệu quả.

Bạn đang xem: Cách quản lý email trong outlook


*

Email sẽ lỗi thời để quản lý công việc thời 4.0

Thời gian thích hợp lý giành cho email

Công ty ứng dụng Adobe sinh sống Mỹ sẽ làm điều tra khảo sát với 1000 nhân viên cấp dưới về thời hạn họ sử dụng thư điện tử trong ngày. Kết quả cho thấy rằng những nhân viên dành trung bình 209 phút để kiểm soát email quá trình và 143 phút dành cho email cá nhân. Tổng cộng mỗi ngày, một nhân viên dành 352 phút (khoảng 5 giờ đồng hồ 52 phút) để làm việc với email.

Sử dụng rất nhiều thời gian cho e-mail sẽ khiến cho bạn không tồn tại đủ thời gian cho những việc quan trọng. Để tối đa hóa thời gian, chúng ta cũng có thể chia thời gian kiểm tra mail thành 3 lần trong ngày. Lần đầu tiên là 10 giờ đồng hồ sáng, lần vật dụng 2 là 1 trong giờ chiều cùng lần máy 3 là 4 tiếng chiều. Mỗi lần kiểm tra mail, bạn triệu tập tối nhiều và nên chỉ dành cho quá trình này khoảng thời gian 15 phút. Hoặc chúng ta có thể chỉ đề nghị dành 30 phút mỗi sáng để kiểm tra mail tuy nhiên với điều kiện các bạn phải rất tập trung và giới hạn việc check mail ngay sau 30 phút.

Cách viết e-mail hiệu quả

Kỹ năng viết cũng giống như phản hồi thư điện tử là rất phải thiết. Trả sử nếu bạn có nhu cầu gửi thông tin họp mặt cho công ty đối tác nhưng tiêu đề của người tiêu dùng lại gây hiểu nhầm và câu chữ không rõ ràng khiến chúng ta và công ty đối tác phải mất thời hạn trao thay đổi lại các lần. Trường hợp này rất tiếp tục xảy ra. Dưới đây là những lời khuyên nhủ giúp bạn có thể soạn thảo một thư điện tử hiệu quả.

Luôn nhớ ghi tiêu đề mail: Tiêu đề thư điện tử cần gọn nhẹ và triệu tập và nội dung chủ yếu của email

Mỗi thư điện tử chỉ cần truyền thiết lập một thông điệp: không nên viết vô số thông điệp vào một email. Mặc dù nhiên, nếu ngôn từ đề cập đều tương quan đến một dự án thì chúng ta cũng có thể đánh số đồ vật tự để người đọc rất có thể dễ dàng nỗ lực bắt.

Xác định câu trả lời bạn muốn nghe: đánh dấu hành động bạn muốn người nhận phải thực hiện như điện thoại tư vấn điện hay bình luận mail này. Quanh đó ra, bạn cũng phải để lại thông tin liên lạc bao gồm tên, số điện thoại thông minh cá nhân.

Luôn ghi nhớ lời chúc với chữ ký kết khi xong xuôi mail: Điều này giúp người nhận cảm xúc được tôn trọng với hình hình ảnh của các bạn cũng trở nên chuyên nghiệp hơn trong đôi mắt họ.

8 phương pháp quản lý email hiệu quả

Xóa các email ko quan trọng

Khi mở hậu sự mail, việc thứ nhất bạn buộc phải làm là thanh tra rà soát một lượt hộp thư đến, sau đó, hãy xác định những thư điện tử không quan lại trọng bằng cách nhìn vào tiêu đề mail với tên tín đồ gửi. Đánh dấu toàn bộ những mail đó và xóa ngay lập tức lập tức. Vấn đề xóa các mail không quan trọng đặc biệt trước khi bắt tay vào tiến trình làm việc để giúp đỡ giao diện trông gọn gàng. Chúng ta có thể dễ dàng chú ý thấy các email sót lại và xác định những email quan trọng đặc biệt cho công việc.


*

Đừng để hòm thư lúc nào thì cũng đầy ắp phần đông mail spam

Sử dụng nhiều hơn nữa một email

2 là số lượng email tối thiểu mọi cá nhân nên sở hữu. Chắc chắn rằng bạn sử dụng email không hẳn chỉ riêng biệt phục vụ công việc mà còn ship hàng các mục tiêu khác như đăng ký những kênh mạng xóm hội, nhận thông tin từ một website thời trang hay đơn giản là để điều đình với chúng ta bè. Nếu như bạn chỉ sử dụng một e-mail cho toàn bộ các mục tiêu đó, săng mail của bạn sẽ trở yêu cầu “tạp nham” và các bạn sẽ phải hay xuyên tiêu tốn nhiều thời gian cho việc lau chùi và vệ sinh hộp thư đến.

Vậy nên, hãy lập mang đến mình nhiều hơn nữa 1 email. Một địa chỉ mail chỉ chuyên cần sử dụng cho công việc, những showroom còn lại đang dùng cho các mục đích cá nhân.

Tạo thư điện tử Template / Canned responses

Microsoft Outlook cũng hỗ trợ tính năng chế tạo ra mẫu e-mail với công dụng có tên thư điện tử Template.

Xem thêm: Top Các Trình Duyệt Tốt Nhất Trên Android Siêu Nhẹ, Những Trình Duyệt Tốt Nhất Dành Cho Android

Bỏ nhận thư điện tử từ hầu như kênh bạn không còn quan tâm

Khi các bạn sử dụng địa chỉ cửa hàng mail để đk dịch vụ, phần lớn ngày sau đó, săng mail của các bạn sẽ liên tục nhận thêm những thư năng lượng điện tử pr về dịch vụ thương mại và lịch trình khuyến mãi. Lúc này, các bạn sẽ lại mất thời gian tìm số đông thư rác và xóa chúng.

Thay bởi vì cảm thấy bực bội và mất thời gian từng ngày xóa các mail quảng cáo, bạn nên hủy đk (Unsubscribe) những kênh chăm gửi mail truyền bá hoặc rất có thể chặn luôn các showroom mail đó.

Gắn tab, label và chế tác folder

Nếu bạn cảm thấy khó khăn trong việc tìm kiếm email, bạn có thể phân nhiều loại chúng bằng phương pháp gắn tab, label hoặc chế tạo ra các folder mail theo từng loại.


*

Phân biệt Tab, Label và Folder

Với phương pháp phân các loại như vậy, bạn không nhất thiết phải tìm tìm một email bằng phương pháp rà kiểm tra lại hàng vạn email. Chỉ cần tìm tìm theo thương hiệu nhãn, tab hoặc click vào folder, các bạn sẽ thu bé dại phạm vi tra cứu kiếm và gấp rút tìm được e-mail mình cần.

Thiết lập chế độ lọc mail giữ hộ đến

Với chính sách lọc, mọi mail gửi đến sẽ tự động hóa sắp xếp vào những thư mục do bạn tạo ra. Các mail đến sẽ tiến hành phân loại dựa vào tiêu đề thư, tín đồ gửi,.. Những đặc thù phân các loại do người tiêu dùng tự thiết lập. Sử dụng chính sách lọc sẽ giúp đỡ bạn không hề phân một số loại mail thủ công. Tính năng này quánh biệt bổ ích đối với những người dân làm quản lý dự án khi đề xuất nhận mail từ không ít bên và cai quản nhiều hạng mục.


*

Quá trình lọc mail đến

Thống nhất các tài khoản email công việc vào một

Nếu các bạn phải thao tác làm việc với nhiều địa chỉ email, sẽ khá mất thời gian khi bạn cứ buộc phải sign out rồi sign in vào add khác. Bạn có thể tạo một hộp thư duy nhất, thống nhất để nhận thư điện tử từ toàn bộ các địa chỉ. Mỗi khi vấn đáp mail, bạn chỉ việc lựa chọn add mail sender trong danh sách e-mail của bạn.

Việc thống nhất các tài khoản email đem đến những công dụng sau:

Chỉ bắt buộc đăng một tài khoản, chúng ta cũng có thể đồng thời nhận được tất cả các thư

Không buộc phải nhớ vô số mật khẩu thông tin tài khoản mail

Khi ao ước gửi thư từ tài khoản mail khác, bạn không cần thiết phải đăng xuất mail hiện tại mà hoàn toàn có thể lựa chọn địa chỉ cửa hàng người gửi trong vỏ hộp thoại biên soạn thư.

Bạn hoàn toàn có thể theo dõi mail làm sao được gởi đến showroom nào nhờ tác dụng lọc tự động hóa theo add mail nhận

Lên lịch tự động hóa gửi mail

Nếu bạn thường là fan xuyên thao tác với các đối tác doanh nghiệp ở những nước nhà khác múi giờ hoặc phải gửi 1 loạt email tại 1 thời điểm nhất định, thiết lập cấu hình chế độ lên lịch tự động gửi mail sẽ giúp bạn sút thiểu những rắc rối trong công việc. Các bạn sẽ không cần phải thức dậy vào hồ hết khung giờ bất tiện chỉ nhằm gửi một email, hay nên gửi thu công hàng nghìn email chưa đến một nội dung tương tự. Tiếng đây, bạn chỉ việc soạn thảo trước văn bản thư rồi hứa hẹn giờ gửi, sau đó, hệ thống sẽ lo phần lớn phần còn lại.

Bạn hoàn toàn có thể cai quản các mail đã có hẹn giữ hộ đi vào mục “Scheduled” trên hình ảnh Gmail. Bên cạnh đó, tin nhắn cũng cho phép bạn hẹn định kỳ gửi cũng như thu hồi lại thư điện tử đã gửi đi.

Kết luận

Email là công cụ thao tác làm việc được nhiều phần doanh nghiệp lựa chọn. Mặc dù nhiên, con số doanh nghiệp cũng như cá thể biết cách thống trị email tác dụng lại ko nhiều. Hy vọng những cách thức quản lý thư điện tử trên sẽ giúp đỡ bạn không còn phải nhức đầu vì những e-mail rác; giúp công việc tìm kiếm cũng tương tự nhận cùng gửi mail của khách hàng trở nên dễ ợt hơn.

Để thống trị công việc, dự án dễ dàng hơn, chúng ta có thể tham khảo TẠI ĐÂY cuốn ebook "Giải pháp sửa chữa Excel và e-mail trong công việc" đang được đón đọc rộng thoải mái trong cộng đồng doanh nghiệp 4.0.