Bạn đang phải làm thông báo để gửi tới một danh sách lớn nhân sự trong công ty và bạn đang loay hoay không biết làm thế nào thay thế cho cách làm thủ công rất mất thời gian, rất nhàm chán. Bạn mong muốn có một giải pháp để thực hiện công việc này một cách nhanh nhất, tối ưu nhất và tiết kiệm thời gian nhất. Nhưng nếu không đọc bài viết này, bạn sẽ vẫn phải làm bằng phương pháp thủ công thôi. Để thực hiện một thông báo hoặc một văn bản có nội dung mang tính chất cố định và được gửi cho nhiều người, thì bạn cần sử dụng chức năng trộn thư hay còn gọi là trộn văn bản trong ứng dụng microsoft word mà bạn hay sử dụng hàng ngày.
Đang xem: Cách link từ excel sang word
Bài viết này sẽ từng bước hướng dẫn bạn cách thức trộn nội dung văn bản có tính chất cố định tới từng nhân sự có dữ liệu được tổ chức trong file excel một cách nhanh nhất để giúp bạn giải quyết bài toán không phải thực hiện một cách thủ công như được trình bày ở trên.
Trộn thư (Mail Merge) là tính năng hữu ích trong Microsoft Word, tính năng này giúp bạn giảm thiểu thời gian khi xử lý các dạng chèn danh sách vào một mẫu cố định như: thư mời, thông báo, thư cảm ơn, phiếu điểm…
Bài toán điển hình được đưa ra ở đây là tạo các thông báo trả lương chậm tới từng nhân viên trong công ty.
Như vậy để thực hiện trộn văn bản (trộn thư) nhằm mục đích tạo ra thông báo cho toàn bộ nhân viên trong thời gian nhanh nhất, ta sẽ tiến hành làm tuần tự theo từng bước sau:
1. Bước 1: Chuẩn bị file danh sách nhân sự và file nội dung thông báo
Như vậy để giải quyết bài toán này bằng phương pháp trộn thư (trộn văn bản), ta phải tạo một file word chứa cấu trúc và nội dung của thông báo trả chậm lương, file còn lại chứa danh sách của toàn bộ nhân sự trong công ty mà bạn cần tạo ra và gửi cho họ được lưu trữ dưới dạng file excel (xls hoặc xlsx). Bạn có thể theo dõi mẫu hai file này theo hình dưới đây:
Hình 1: Mẫu file Excel chứa danh sách nhân viên trong công ty
Hình 2: Mẫu file Word chứa nội dung thông báo cần gửi cho nhân viên
2. Bước 2: Sử dụng chức năng Mail Merger của word để bắt đầu trộn văn bản
Để thực hiện bước này, bạn cần đảm bảo file excel chứa danh sách nhân viên trong công ty đã được đóng, khi đó bạn mở file word chứa nội dung thông báo ra và kích chọn Mailings (1) => Start Mail Merge (2) => Letters (3). Bạn thực hiện tuần tự theo các ô hình chữ nhật mầu đó được mô tả như hình minh họa dưới đây.
Hình 3: Bắt đầu trộn văn bản
3. Bước 3: Chọn file Excel chứa dữ liệu danh sách nhân viên để làm cơ sở trộn văn bản
Ở bước này bạn chọn Select Recipients (4) => User Exittings List…(5). Bạn thực hiện tương tự theo thứ tự như hình minh họa bên dưới.
Hình 4: Chọn File Excel chứa danh sách nhân viên
Tiếp theo bạn chọn thư mục chứa file Excel danh sách nhân viên công ty bạn, trong trường hợp này Uy để ngoài màn hình nên sẽ chọn Desktop (6) => Chọn File Excel chứa danh sách nhân viên (7) => Chọn Open. Thực hiện như hình dưới.
Hình 5: Chọn File Excel chứa danh sách nhân viên (tiếp)
Tiếp theo một cửa sổ mới hiện ra, bạn chọn sheet chứa danh sách nhân viên trong công ty bạn, ở đây file Excel Uy tổ chức sheet 1 chứa danh sách nhân viên, nên ở cửa sổ này Uy chọn Sheet1$ như hình chữ nhật mầu đỏ số 9 ở hình dưới.
Hình 6: Chọn File Excel chứa danh sách nhân viên (tiếp)
4. Bước 4: Chọn các dòng cần lấy dữ liệu để chèn vào file word nội dung thông báo
Ở bước này, Bạn chọn Edit Recipient List => Bỏ chọn các dòng đầu, chỉ chọn các dòng chứa dữ liệu cần đưa vào File Word mà thôi.
Trong cửa sổ mới mở ra, Bạn kích chọn vào các ô ứng với thứ tự 11, 12 để hủy chọn vì 2 dòng này chứa tiêu đề của bảng hoặc dữ liệu ngoài bảng mà không phải là dữ liệu cần lấy để đưa vào thông báo. Dữ liệu lấy bắt đầu từ số thứ tự 1, bạn xem tương tự như hình bên dưới.
Hình 7: Chọn các dòng cần lấy dữ liệu để chèn vào file word nội dung thông báo
Bạn chú ý các tên cột được hiển thị ứng với các số thứ tự mầu đỏ 13, 14, 15…các cột này tương ứng với các cột trong bảng dữ liệu bên dưới ở hình vẽ trên – các cột này được gọi là “Trường dữ liệu“, cụ thể: “DANH SÁCH NHÂN VIÊN” là tên cột “Stt”, F2 là tên cột của “Họ và tên”, F3 là tên cột của “Ngày tháng năm sinh”…Bạn ghi nhớ để ở bước tiếp theo chúng ta sẽ chèn dữ liệu vào file word từ tên các trường dữ liệu này.
Sau khi thực hiện xong, bạn chọn Ok để hoàn thành.
5. Bước 5: Chèn trường dữ liệu từ file Excel vào nội dung file word
Ở bước này, bạn đặt con trỏ chuột vào vị trí cần chèn trường dữ liệu tương ứng vào, trong bài toán này Uy thực hiện tuần tự như sau:
+ Đặt con trỏ vào trước từ “Số: ” (Số thông báo) => Kích chọn Insert Merge Field => Chọn DANH_SÁCH_NHÂN_VIÊN (Nó chính là cột số thứ tự trong bảng danh sách nhân viên đã được chú ý ở trên).
+ Làm tương tự cho việc chèn tên nhân viên vào trước từ “Kính gửi: Bạn ” => Kích chọn Insert Merge Field => Chọn F2 (đây chính là cột Họ và tên);
+ Làm tương tự cho việc chèn Lý do trả chậm lương vào trước từ “Nêu lý do chậm lương: ” => Kích chọn Insert Merge Field => Chọn F8 (đây chính là cột Ghi chú trong bảng dữ liệu);
Bạn thực hiện tương tự như hình dưới:
Hình 8: Chèn trường dữ liệu vào nội dung file word
6. Bước 6: Hiển thị kết quả và di chuyển giữa các nhân sự để có thông báo tương ứng
Để hiển thị kết quả trộn thư (trộn văn bản) bạn đã làm ở các bước trên, bạn kích chuột vào biểu tượng Preview Result (20), khi đó Thông báo sẽ hiển thị thông nội dung thông báo tới nhân sự đầu tiên trong danh sách. Để di chuyển giữa các nhân viên bạn kích chuột vào biểu tượng có số thứ tự 21, 22 như hình dưới.
Xem thêm: Hướng Dẫn Cách Đăng Xuất Dropbox Trên Máy Tính, Điện Thoại, Thay Đổi Tài Khoản Dropbox Trên Máy Tính
Đến đây bạn hoàn toàn có thể in ấn và gửi cho nhân viên trong công ty bạn rồi!
Bạn hãy tải file thực hành về tại đây: File thực hành trộn văn bản – Mật khẩu giải nén: huannghe.edu.vn
Bạn hãy theo dõi thường xuyên các bài viết trên huannghe.edu.vn để tiếp cận bài viết hướng dẫn bạn cách thức trộn văn bản và gửi tới cho nhân viên qua đường mail mà không cần phải in bản cứng và phát cho nhân viên.